Akuntansi Jasa Penerjemah Bahasa

Kemarin siang agak sedikit tidak percaya kalau sistem jasa penerjemah bahasa yang didesain hampir 40 hari ke belakang sudah selesai dibuat. Sistem pencatatan keuangan lapak jasa penerjemah bahasa ini sudah lama dikonsep dan baru bisa diformulasikan beberapa bulan terakhir.

Sebelumnya, pemicu sistem akuntansi jasa penerjemah bahasa ini lantaran tarjiem bergabung sejak Agustus 2017 lalu. Semenjak itu pula cukup banyak perubahan besar yang terjadi. Logo tarjiem juga salah satu hal yang sudah diumumkan sebelumnya secara resmi melalui blog semenjak tarjiem berkoalisi.

Jasa Penerjemah Bahasa Juga Perlu Catatan Keuangan

Saat mulai jualan jasa penerjemah bahasa sejak 2011 yang lalu, sejak itu pula belum ada pencatatan berapa uang masuk dan uang keluar atas jasa terjemahan yang ditawarkan. Selama 7 tahun itu, hal yang paling penting diingat cuma pembayaran upah jasa terjemahan sudah dikirim atau belum. Jika sudah, maka tidak perlu lagi menghitung-hitung dan mengingat-ingat ada berapa jumlah pemasukan jasa terjemahan ini. Asalkan uang sudah dikirim, berkas disimpan rapi dan ucapan terima kasih juga disampaikan.

Pertanyaan, apakah jualan jasa penerjemah bahasanya pernah tidak dibayar juga pertanyaan yang paling sering ditanyakan. Berhubung tingkat pembayarannya hampir 100%, jadilah sistem akuntansi lapak jasa penerjemah bahasa tarjiem ini tidak dicetuskan.

Prinsip yang dipakai saat itu mirip penjual gorengan di pinggir jalan. Saat pisang goreng sudah terjual, tidak perlu lagi mencatat berapa uang masuk, berapa banyak pisang goreng yang habis terjual saat itu, siapa saja pembeli pisang goreng, dan termasuk nomor WhatsApp pembeli pisang goreng tersebut.

Antara Jumlah Pengguna Jasa Penerjemah dan Berkas Terjemahan

Seiring waktu berjalan, mereka yang ‘membeli’ jasa penerjemah Inggris ke Indonesia atau sebaliknya terus bertambah. Termasuk jumlah materi atau berkas yang diterjemahkan. Saat mencoba menghitung ada berapa jumlah pembeli jasa terjemahan selama ini, ternyata ada 145 pengguna.

Jumlah itu hanya perhitungan kasar saja, karena memang dari awal tidak mencatat siapa saja yang membeli, yang penting pembeli bahagia dan pembayaran diterima. Selesai sudah. Bahkan urusan testimoni juga tidak digubrisi.

Berkas Terjemahan Juga Banyak

Satu pengguna jasa terjemahan ada yang memakai jasa terjemahan Inggris Indonesia beberapa kali (repeat order). Bahkan sudah ada yang mencapai belasan kali dalam kurun waktu kurang dari 1 tahun. Satu kali pekerjaan, ada banyak arsip terjemahan yang dihasilkan. Jadilah sistem manajemen berkas (files) terjemahan juga harus rapi.

Anggap saja jika ukuran berkas yang akan diterjemahkan ada 1MB, maka secara otomatis jumlah arsip saat proses terjemahan hingga selesai dikirimkan jumlah penyimpanan berkas di komputer bisa mencapai 3 kali dari ukuran berkas awal.

Jika ukuran berkas pekerjaan yang dikirim adalah 1MB jadi ada 3MB arsip berkas yang harus disimpan. Jumlah itu belum termasuk berkas unduhan referensi riset kata terjemahan yang dilakukan.

Sistem Akuntansi Jasa Penerjemah Bahasa yang Dibuat

Sistem pencatatan keuangan lapak jasa penerjemah ini dibuat sendiri. Saya sendiri yang membuat dari awal hingga akhir dengan cara sederhana, menggunakan bantuan Google Spreadsheets yang gratis. Memang ada banyak pilihan membuat sistem keuangan termasuk perangkat lunak yang tersedia, baik itu gratis atau berbayar. Malah salah satu pertimbangan pesaing Google Spreadsheet adalah Microsoft Excel.

Kelebihan Microsoft Excel yakni bersifat luar jaringan (offline), dibandingkan menggunakan Google Spreadsheet yang harus ada di dalam jaringan (online). Belum lagi fasilitas Google Spreadsheet masih lebih kuno dibandingkan banyaknya fasilitas di Microsoft Excel.

Pada dasarnya ada 2 tabel utama dan yang paling penting dalam sistem pencatatan keuangan lapak terjemahan ini. Tabel pertama adalah tabel pemesan jasa terjemahan atau disebut Tabel Klien (K). Tabel kedua adalah Tabel Berkas (B) terjemahan atau files yang dikirim untuk diterjemahkan. Tabel-tabel ini digambarkan sebagai worksheet atau lembaran kerja di Google Spreadsheet.

Tabel Klien Penerjemah Bahasa

Kode pemesan jasa terjemahan diberi awal huruf K (Klien) lalu diikuti dengan nomor urut klien. Jadi setiap klien punya nomor induk masing-masing yang unik. Mirip nomor kartu tanda penduduk Indonesia. Isi Tabel Klien yang paling penting adalah Nama Klien, Surat Elektronik, dan Nomor Telepon. Ada pun nomor kontak lainnya akan diisi jika memang ada, seperti kontak Telegram, WhatsApp, BBM, Line, dsb. Termasuk jika ada informasi nama perusahaan, alamat, dan jabatan perusahaan. Bahkan kolom COD-an juga dimasukkan.

Tabel Berkas Terjemahan

Sama dengan Tabel Klien, Tabel Berkas juga punya nomor induk dengan kode awal B (Berkas). Isi Tabel Berkas yang paling penting adalah Nama Berkas, Ukuran Berkas, Jumlah Halaman Sumber, dan Bahasa Sumber. Tabel Berkas ini adalah tabel yang paling penting dalam sistem pencatatan keuangan tarjiem.

Kode berkas harus unik untuk setiap perintah kerja. Tabel ini yang akan menentukan laporan keuangan tarjiem setiap bulannya. Jumlah nominal dan harga dalam Tabel Berkas sangat erat berhubungan dengan Surat Penawaran (Q atau Quotation) dan Surat Tagihan (T atau Invoice). Jika ada kesalahan memasukkan data (input), maka nantinya akan timpang pencatatan selanjutnya dan keseluruhannya.

Surat Tagihan Penerjemah dan Surat Penawaran Jasa Penerjemah

Dua jenis surat, Invoice dan Quotation atau Proposal Terjemahan, adalah surat yang paling sering diminta beberapa klien penerjemah. Secara otomatis surat ini mudah dibuat apabila dua tabel utama sebelumnya sudah dilengkapi bagian-bagian yang wajib diisi. Nantinya cukup mengisi siapa kliennya dan apa nama berkasnya di dalam Surat Tagihan (T) dan Surat Penawaran (Q). Lalu dilakukan sedikit penyesuaian tata letak halaman sesuai kondisi masing-masing penawaran dan tagihan.

Target sistem akuntansi yang dibuat ini kecepatan dan efisiensi waktu, terutama saat membuat surat penawaran dan saat membuat laporan keuangan setiap bulan. Kalau bisa memang satu pelanggan hanya akan menghabiskan waktu kurang dari 2 menit hanya untuk urusan surat administrasi terjemahan yang dilakukan terus menerus. Terlebih ketika menghadapi skenario satu pengguna jasa mengirim banyak berkas sekaligus.

Hasil Akhir Laporan Keuangan Jasa Terjemahan Bulanan

Hasil akhir sistem akuntansi jasa penerjemah bahasa tarjiem yang dibuat memang laporan keuangan, baik itu uang masuk dan uang keluar. Namun dari kombinasi data Tabel Berkas dan Tabel Klien sebelumnya, akan ada banyak jenis laporan yang bisa dibuat. Salah satunya adalah rincian laporan uang masuk dan uang keluar.

Ada Banyak Pilihan Sistem Akuntansi Keuangan Untuk Jasa Penerjemah

Ada banyak pilihan sistem akuntansi keuangan di planet bumi ini. Entah itu berbayar atau gratisan. Mulai dari yang harus menggunakan internet atau tanpa internet. Bahkan mungkin saat ini sudah ada banyak tersedia aplikasi Android di Google Play Store untuk pelaporan keuangan sederhana. Hanya saja sedikit sistem pencatatan keuangan yang khusus ditujukan kepada jasa. Rata-rata hampir semuanya laporan keuangan atas jual-beli fisik semacam atau manajemen inventori barang, bukan jasa yang tidak terlihat seperti jasa translator.

Memang ada perangkat lunak yang siap pakai dan harga jualnya berkisar antara $29-$59 dolar Amerika. Istilah atau nama bahasa Inggris perangkat lunak jenis ini adalah CRM atau Customer Relationship Management. Versi terjemahan Inggris ke bahasa Indonesia adalah Manajemen Hubungan Pelanggan. Istilah lainnya dikenal sebagai Project Management Tools atau Alat Manajemen Proyek. Namun setelah dipikir matang-matang, masing-masing sistem akuntansi ini ada kelebihan dan kekurangannya. Terutama untuk jangka panjang.

Kekurangan sistem akuntansi terjemahan tarjiem yang dipakai harus daring dan saat membuat konsep sistem ini benar-benar menghabiskan waktu, tenaga, dan pikiran. Kelemahan lainnya lagi, jika ada satu saja perubahan susunan kolom, maka formula atau rumus yang telah dibuat satu per satu eror. Tambahan lagi, rumus yang banyak dipakai di dalam sistem keuangan tarjiem ini adalah VLOOKUP. Rumus itu yang baru paham cara pakainya. Formula IF saja belum dipraktikkan.

Ide Pembuatan Sistem Keuangan, Pelaporan, Pangkalan Data Tarjiem

Sekitar dua tahun yang lalu ada yang bertanya di grup penerjemah, mengenai bagaimana cara mencatat keuangan ala penerjemah freelance. Banyak sekali muncul komentar terkait pembahasan sistem keuangan ini. Ada salah satu jawaban dan komentar yang sangat menarik dan menjadi pertimbangan kenapa Google Spreadsheet yang dipilih. Jawabannya muncul dari salah satu penerjemah yang sudah sangat berpengalaman sekali. Jawabannya singkat.

Masih suka dengan Microsoft Excel.

Bahkan ada yang suka mencatat di papan tulis, jumlah pembayaran-pembayaran yang harus ditagihkan kepada klien atau agensi penerjemah.

Dari sana berpikir, kalau mereka-mereka saja yang sudah piawai di dunia terjemahan memilih cara ‘primitif’ lalu kenapa harus menggunakan cara zaman now? Memang betul ada sistem akuntansi yang khusus ditujukan untuk tukang translate, salah satunya adalah TO3000. Pertama kali tahu software ini juga dari rekan penerjemah. Cuma setelah melihat harga sistem manajemen penerjemah, harganya hampir sama dengan CAT Tools.

Nah, pada saat membangun alur sistem akuntansi ini, terpikirkan pula mencari ide dari TO3000. Lalu mencoba mengintip dokumen petunjuk perangkat lunak Translation Office 3000. Terutama pada saat mendesain alur kerja dan tabel-tabel pangkalan data atau database untuk manajemen sistem penerjemah.

Bersyukur ada banyak petunjuk sebagai ide merancang alur kerja sistem pelaporan ini. Mereka membuka akses dan secara tidak langsung mau berbagi informasi tabel-tabel apa saja yang ada di dalam sistem penerjemahan mereka. Sehingga perbandingan sistem pencatatan bisa dilakukan.

Kalau dihitung, waktu kerja untuk membuat sistem akuntansi pelaporan debit-kredit jasa terjemahan mungkin hampir 7-10 hari kerja. Dengan rata-rata 12 jam kerja per hari hanya untuk membuat sistem pencatatan keuangan saja. Lebih-lebih lagi saat mendesain secara detail tata letak halaman tagihan dan penawaran agas siap dicetak di kertas A4 yang cukup menyita waktu hingga 50% lebih dibandingkan saat harus mengonsep sistem akuntansi ini. Cuma berhubung sambil jualan jasa penerjemah bahasa Indonesia Inggris Arab, kebingungannya tidak terasa sekali. Bahkan sistem akuntansi jasa penerjemah bahasa ini sempat dirombak ulang hingga 45%.